广西路网项目公路工程文件材料收集立卷归档实施细则

广西路网项目公路工程文件材料收集立卷归档实施细则

（征求意见稿） 第一章 总 则

第一条 为了规范和加强我区路网项目公路工程竣工文件材料立卷归档的管理工作，保证我区路网项目公路工程档案管理质量和竣工文件材料的完整与准确，根据交通部《公路工程竣(交)工验收办法》（交通部令2004年第3号）、《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发[2010]65号）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）的精神，结合我区路网项目公路工程建设的具体情况，特制定《广西路网项目公路工程文件材料收集立卷归档实施细则》，以下简称《细则》。

第二条 本细则适用于由自治区公路管理局为业主的公路建设项目，以及由其他业主完成的公路建设、养护工程必须送交由自治区公路管理局归档的公路工程竣工文件材料。

第三条 本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本细则所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

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第二章 工作组织与职责

第四条 遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则,自治区公路管理局对本细则适用的建设项目的各项目法人、设计、施

工、监理、试验检测单位的档案赋有监督、指导、咨询和检查职能，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条 公路建设项目档案工作实行项目法人负责制，并纳入路网建设考核。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。实行“两纳入、三同步”，将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

第六条 项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入路网建设考核、

工程合同管理、监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目法人在严格按照收集归档范围，做好综合文件、决算审计文件、科研、新技术资料外，还要负责组织、监督、协调各参建单位文件。

设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关设计及设计变更文件材料的收集、整理、归档工作，同时还必须向项

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目法人单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。

监理单位在做好监理文件材料收集、归档的同时，应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查。在合同段交工验收前以文件形式前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见，审核意见应针对监理文件和施工文件组卷的规范性、系统性、准确性、真实性、完整性做出真实评价，实事求是得指出存在问题和整改要求，并得出是否达到交工验收的结论。

施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位、项目法人、质监部门和上级档案部门的监督、检查。

设计单位、监理单位、施工单位的竣工文件在交工前送项目法人（项目现场管理机构）统一保管。

第七条 各参建单位应指定一位总工程师或技术负责人分管项目档案管理工作，并配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件立卷归档工作需要的专职档案管理人员，保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料归档职责和要求；按规定做好项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，并制定文件归档台帐和移交工作制度。

第八条 各单位应设专门的档案资料室，配臵必要的设备，认真做好防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等工作。

第三章 项目文件材料的收集要求

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第九条 项目文件材料具体收集范围、保管期限、保管单位等责任分工按照《广西区路网建设项目文件归档范围、保管期限表》（附件1、附件2）的规定执行。

第十条 有关电子文件归档的收集及要求

为推进我区路网项目公路工程档案信息化管理，提高档案标准化、规范化水平，有条件的项目应尽量采用计算机信息系统作为辅助手段进行档案管理。

（一） 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档。

（二） 与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件提出明确要求。

（三） 档案总目录与卷内目录需纸质目录及电子目录各一份，电子目录中，总目录与卷内目录应进行链接。

（四） 数码照片应刻录在不可擦写的档案级光盘上保存，同时还须冲印出6英寸的纸质照片一并归档。照片的电子文件需编制电子版目录，并与照片进行连接。归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。

（五） 重要事件、重大变更的影像资料应进行归档。

（六） 未实行计算机辅助管理的项目，应对使用频率较高的资料进行原文扫描（包括立项审批、勘察设计、预算审批、变更文件、变更图纸、竣工图、桥梁基础检测、桥梁载荷试验、质量安全事故处理文件、

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非正常施工工艺等重要文件），并编制电子目录，与文件链接。扫描时应使用不低于400pdi的分辨率进行扫描，特殊纸质或档案原件清晰度不高的，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。

（七） 电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）、《电子档案移交与接收办法》（档发?2012?7号）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。

第十一条 各单位应建立健全项目文件材料收集归档的预立卷制度。

（一） 根据已批复的单位、分部、分项划分，建立内业资料管理台帐（见附件3），并设臵相应档案盒及标签。划分的分部分项工程须进行编号。

（二） 要明确每个分项工程质保资料填写的要求，施工技术人员、测量人员、试验人员对现场资料必须进行实时填写，与工程进展同步。

（三） 分项工程中间交工后应及时向专职档案员移交工程资料及照片资料。专职档案员应根据分部分项工程编号对各类表格及照片进行编号，及时整理和归档，确保文件材料的归档与工程建设同步。

（四） 应注意保管产品合格证、试验资料、桩基检测等文件材料原件，建立原件收集的台帐，避免原件的丢失。

（五） 及时编制施工大事记，定期收集施工日记、监理日记、监理旁站记录、监理巡视记录、施工原始资料等。

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