如何提高期刊编务工作效率

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如何提高期刊编务工作效率 本文简介：随着采编系统的普及和互联网的迅猛发展，期刊编务的工作方式发生了重大改变，如稿件的登记、送审、催审、退修等流程均可以通过采编系统快速处理，与作者、审稿专家的联系可以通过电子邮件或者QQ等即时通信工具完成;但是编务人员仍需要负责发放版面费通知和录用证明、收取版面费、发放审稿费和稿费、寄送样刊和发票、更新

如何提高期刊编务工作效率 本文内容：

随着采编系统的普及和互联网的迅猛发展，期刊编务的工作方式发生了重大改变，如稿件的登记、送审、催审、退修等流程均可以通过采编系统快速处理，与作者、审稿专家的联系可以通过电子邮件或者QQ等即时通信工具完成;但是编务人员仍需要负责发放版面费通知和录用证明、收取版面费、发放审稿费和稿费、寄送样刊和发票、更新专家和作者数据库等繁琐工作。随着我国科研力量的加强，各编辑部来稿量逐年上升，导致期刊发文量增加、出版周期缩短，编务工作量进一步增加。而很多编辑部因为人手不足，往往采用兼职编务工作模式，即责任编辑兼职编务。编务工作非常繁琐、枯燥乏味，责任编辑在负责编校稿件的同时还要处理编务工作，势必会降低自身工作效率和编校质量，甚至遗忘某些工作环节，因此提高期刊编务工作效率显得尤为重要［3］。笔者基于多年亲身经验，总结了一些编务工作的心得体会。

1编务工作主要内容

编务工作是编辑部工作的重要组成部分，负责协调编辑部各方面的运作，是编辑部的核心枢纽，也是联系编辑部和作者、审稿专家的纽带［4］。从收稿到印刷，期刊出版流程环环相扣，而编务就是环与环之间的连接点，保证期刊每一期的顺利发行。作者与审稿专家对编辑部的第一印象往往来自编务人员的工作态度与效率，信息的准确传递、审稿费和稿费的及时发放、问题的快速解答都可以使期刊的正面形象得到提升，从而吸引更多的好稿件［5］。随着信息时代的到来，编务工作的内容也在发生变化，如稿件的登记、催审之类的环节已经可以通过网站采编系统自动完成。新时期编务工作内容［6-8］主要有:1)稿件查重;2)版面费的收取、稿费和审稿费的发放;3)录用证明的发放;4)期刊档案、资料的保存;5)版面费发票及样刊的寄送;6)定期更新作者、审稿专家数据库;7)收发电子邮件、接打电话，解决作者和审稿专家问题;8)当期数据上传各大数据库及编辑部官网。

2提高编务工作效率的方法

编务工作虽然庞杂、琐碎，但是很多环节都可以“偷懒”。本章将针对编务工作的主要内容，提出一些提高工作效率的方法。

版面费收取及作者信息收集

稿件录用之后，编辑部会向作者收取一定金额的版面费，以维持日常开销。一般编务人员都是计算好版面费金额后，逐一给作者发送邮件，并要求作者提供发票抬头、邮寄地址等信息。此方法耗时耗力，且邮箱在同一时段发送多封相似内容的缴费通知容易被系统认为是垃圾邮件，导致被封号。对此，提出几点建议:1)定期统一群发邮件，将版面费收取规则写于邮件之中，由作者自行确定缴费金额，这样可以节省大量发邮件、计算版面费的时间;2)设计版面费通知单和录用证明合一的word模板(因为部分作者单位管理严格，需要正式的通知才能进行版面费汇款)，将此模板添加到邮件的附件中，由作者自行填写，模板中应该包含作者单位发票抬头、纳税人识别号等信息(可以直接将填好的模板给编辑部会计用于开发票)，在后期邮寄发票的同时，打印此通知单盖编辑部公章后一并寄出，用于作者报销版面282费或他用;3)设计需要作者提供信息的Word模板，将此模板也添加到邮件的附件中，模板中应该包含作者银行卡号、开户行、身份证号、邮寄地址、电话等信息，用于后期发放稿费和寄送样刊;4)将所有应缴费作者的稿号、姓名、稿件名列于一张电子表格，截图后添加到邮件中，避免作者因不记得稿号或不确定是哪一篇文章需要交费而致电编辑部询问，增加编务人员工作量;5)要求作者将上述2个Word模板填好后，重命名为姓名+稿号发回编务人员邮箱，为后续工作做准备。《大地测量与地球动力学》编辑部群发邮件内容如下。尊敬的作者您好，我是《大地测量与地球动力学》编辑部李编辑。您的稿件已经被我刊录用，附件中的word是您的版面费通知单和需要提供的信息，请将两者填好后重命名为您的姓名+稿号并于汇款后发回此邮箱，汇款请备注稿号+姓名。本刊版面费按篇收取，分为三档:全文黑白印刷XXXX元;一张彩图XXXX元;全文彩印XXXX元，您可以根据需要自行确定缴费金额。如有疑问可以加入QQ群XXXXXXXX询问或致电027－XXXXXXXX。需要指出的是，部分编辑部根据稿件的见刊页码数收取版面费，在稿件排版完成甚至定版之后才通知作者缴费。这种方式存在不少弊端:1)有的作者一稿多投，稿件被多个刊物录用后，一般会选择第一个要求缴费的期刊，其余的则选择撤稿;2)有的作者经常出国或者出野外项目，难以联系，如果临见刊才通知缴费，可能无法及时收到版面费，影响正常刊期;3)有的作者觉得版面费太贵或者工作单位发生了改变，如果没有缴纳版面费，那么这些作者可以毫无顾忌地撤稿另投其他刊物。如果发生以上情况，编辑部将浪费大量人力物力，因此建议稿件录用后1个月内收取版面费。

汇总作者信息建立期刊

QQ群收集作者提供的信息之后，可以将所有信息汇总于excel表格中，方便后期查询使用。对于有采编系统的编辑部，可以从采编系统中一次性导出所有已经录用稿件的信息，然后根据作者反馈的Word进行补充更新。QQ作为时下最流行的即时聊天工具，在编务人员的工作中也发挥着重要作用。版面费及录用通知邮件中附有编辑部的QQ群，根据本刊经验，大部分作者都会申请加入。编务人员可以在QQ群中通知各种消息，包括版面费到账情况、已经寄出发票的快递单号、增刊征稿信息等;也可以通过QQ群寻求作者帮助，例如向作者询问某些生僻研究方向的专家，或者在无法联系到某作者时通过群里其同学、同事代为转达消息。《大地测量与地球动力学》编辑部QQ群自2014年建立以来，成员已经达到995人，并且还在不断增加。QQ群建立以后，编辑部的来电减少了90%以上，编辑和编务再也不会因为络绎不绝的来电打断工作思路而烦恼，既节省了时间又提高了效率。通过QQ进行沟通的好处非常多:有事情可以同时通知所有人，节省了打电话、发邮件的时间;即使没有及时看到QQ消息也不用担心，因为QQ可以自动记录聊天内容，因出差、休假不在办公室可以通过手机等移动端与群成员进行联系，等上班之后再处理各项事务;可以通过QQ发送截图、复制大段文字以解答某些作者所提的复杂的问题。其实QQ群的作用远不止这几点，因为不是本文讨论重点，在此不进行详述。需要注意的是，应当对申请入群的人进行严格审核，必须提供稿号或者单位+姓名，以防止广告和不良信息。入群之后，所有成员昵称应改为单位+姓名，方便编辑或者编务人员查找。如果群成员较多、刊期较短，则建议按期建立小群，要求当期稿件的作者或者通信作者加入，然后在小群中通知当期版面费、稿费、样刊等事宜。对于兼职编务，更可以直接在小群中与所有作者沟通，大幅提高编校的效率。

邮寄发票与样刊

发票与样刊的寄送耗时耗力，特别是对于期刊较短、发文量较大的期刊。根据笔者调查和收到的交换期刊发现，绝大部分编辑部寄送发票时都是手写，邮发样刊时都是先打印地址，剪裁之后用胶水或者糨糊贴于信封之上。这种方法效率较低且容易出错，笔者在此推荐使用不干胶打印纸。不干胶打印纸可以即撕即用，干净卫生且黏性好。先根据购买的不干胶打印纸样式，设计好模板，然后将所有固定邮发地址复制粘贴进去，最后调整格式即可。激光打印机和喷墨打印机均可使用该打印纸。如果要给作者邮寄样刊，只需将之前收集到的作者地址、邮编等信息复制粘贴到模板中，这样还可以避免因为笔误错写邮寄地址或电话，导致作者无法收到发票或者样刊。一般给作者邮寄发票的时候都是通过快递，那么在收到版面费之后，就可以根据Excel汇总表中信息打印邮寄地址与电话，贴于快递单上，邮寄之前最好记录下快递单号，并录入Excel汇总表中，以追踪快递;邮寄之后可以在QQ群中通知作者即将有快递寄到。《大地测量与地球动力学》为月刊，每期给固定地址邮发约500本样刊，给作者寄送40余本样刊。在使用该方法之前，需要花费一整天时间粘贴信封、填写快递单;在使用模板进行打印之后，只需花费1小时左右就可以完成所有工作，效率大幅提升。需要注意的时候，如果使用激光打印机，不干胶打印纸的标签数不宜过多，否则打印效果较差;打印模板设计完成之后，应该取消所有线框;模板的长度和宽度要略小于不干胶打印纸的标签，防止打印机进纸不正，导致部分文字打印不出来。

稿费和审稿费的发放

一般来说，稿费都是按期发放的，所以可以先在Excel汇总表中提取所有当期作者的信息，然后直接复制粘贴到稿费模板中。稿费与审稿费的发放建议都通过银行卡汇款，这样方便快捷，即使对方银行卡丢失或信息有误也不用担心(因为汇款失败，款项会自动退回)。财务人员统一汇款后，可以在QQ群中告知作者稿费金额并提醒作者注意查收。如果稿费金额高于800元人民币则需要缴税。稿费在800～4000元时，税金=(稿费所得－800)×14%;稿费大于4000元时，税金=稿费所得×(1－20%)×14%。如果每期文章较多，且稿费金额有高有低，那么可以使用Excel软件进行自动计算。首先根据文章的顺序，将作者名、文章名、作者银行卡号等信息复制粘贴于Excel模板中，然后根据各编辑部自定的标准计算应发稿费。计算税金时，先将应发金额按照降序(或升序)排列，然后根据稿费金额(800～4000元、4000元以上)分别键入计算公式，最后分别下拉自动计算。计算完成后，按照文章顺序重新排序，然后利用Excel自带的公式计算实发金额与合计金额。如果有一定的编程基础，也可以利用C++语言编写自定义分段函数，此方法可以一劳永逸。在第一篇文章的税金处(假设其位置为Excel中H3)键入“=IF(G3＜=800，0，IF(G3＜=4000，(G3－800)*0.14，G3*0．8*0．14))”(G3为应发金额所在位置)，按回车键就可以计算出第一个税金，其余的税金下拉自动计算。如果模板不同，只需将代码中“G3”根据第一个应发金额所在行列位置重新输入即可。目前大部分编辑部都使用了采编系统，统计审稿次数和人数时，只需从系统中导出相关数据即可。对于新增的审稿人，往往缺少他们的银行卡信息，这时最好写一份说明，盖上编辑部公章后，将说明的扫描件群发给这部分审稿人。在收到审稿人回信后，将相关信息录入采编系统，方便下次发放审稿费。也可以在给审稿人发送审稿邮件的时候注明要求提供银行卡号等信息，但是经笔者试验，此法效果不佳。需要注意的是，统计审稿次数的时候一定要按照稿件审回日期，而不是稿件送审日期，避免出现审稿费漏发的情况。因为在统计审稿次数的时候，送审的稿件不一定已经审回，按照稿件审回日期统计则不存在此问题。最后要强调的是，在开展每一期的工作之前，应该将所有要处理的事宜列于一张清单中，在完成当期工作之后进行核对，防止遗漏某些工作环节。

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