三、档案管理工作 (一)档案资料的收集 (二)档案资料的整理 (三)档案资料检索利用 (四)档案资料保管保护 (五)档案资料的统计
档案价值的实现取决于如何有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务，让死档案变成活信息，是我局扎扎实实抓好档案工作的动力。在以后的工作中，应该向重视档案的开发利用的方向努力，在抓好文件材料归档、档案的保管以及档案室基础建设的同时，积极采取措施，抓好开发和利用档案信息工作，充分发挥档案的独特作用，使建档工作和提供档案服务工作相互促进，协调发展，从而有力地促进了我省建档工作持续发展。
档案事业是一项功在当代，利在千秋的事业。需要我们积极挖掘档案资源，更好地为学校的发展和现代化建设服务，进而真正发挥以史资政、服务大局的作用，只有这样，档案工作才能更加有所作为，档案事业才能与时俱进，不断取得新的成绩。
XX年大学档案馆副馆长述职报告
尊敬的各位领导：
下面，我按照学校关于处级领导干部届满考评的要求，结合档案馆领导班子任期目标向各位领导、汇报一下我的工作情况。我配合馆长努力当好副手，抓好所分管的工作,XX年我分管档案利用科和信息科，XX年至今我分管档案馆业务工作。下面我按德、能、勤、绩、廉的要求作述职报告。
1、加强理论学习，不断增强政治理论水平和思想道德素质
理论学习是领导干部的立身之本。任职以来，我一直将理论学习作为自身的重要任务，提高思想政治素质，牢固树立马克思主义的世界观、人生观、价值观，保持良好的道德风尚。在思想上、政治上与党中央保持高度一致，注重团结，以诚待人，关心群众，注重个人修养。在工作和事业面前，我始终顾全大局，不争夺名利，不计较个人得失。增强党性观念，全心全意为人民服务，始终用共产党员的标准严格要求自己，真正树立科学的发展观和牢固的群众观，为档案事业的进一步发展尽职尽责。
2、加强制度建设
做好档案工作的关键是要有章可循，有法可依，在馆长统一组织下，参与审核制订了《XX大学档案工作管理办法》 等 九项规章制度在XX年 1月18日第二次校长办公会议上讨论通过，参与审核了《XX大学档案立卷指导手册》和档案馆例会制度等5项内部管理制度，组织制订了《XX大学档案信息化建设中长期规划》、等8项规章制度。
3、加强档案基础业务建设
一是加强监督指导工作，加大档案收集的力度。档案收集在执行新的分类办法前组织相关科室学习领会精神，掌握方法，在执行过程中，参加指导科的业务学习与工作研讨，，共同商讨工作中遇到的问题和解决的办法，制定工作细则，年度收集工作结束一起总结经验，每年进馆档案万余卷，严格落实案卷质量标准，把好质量关，做到科学分类、合理组卷、规范著录，案卷质量更加规范化、标准化。二是加强专、兼职档案员队伍建设，有针对性的举办不同形式的培训班，使他们的业务水平不断提高。三是对合校以来的档案进行质量复查，对不符合归档质量标准的案卷进行修改，四是由档案学术研究与业务建设工作领导小组定期对当年归档的案卷进行质量检查，制定检查标准，提出整改意见，进馆档案质量明显提高。五是组织相关人员在XX年底前对各校区及合校以来的馆藏档案进行清点，本人参加了朝阳校区部分档案和前卫校区全部档案的清点工作，制定了档案清点标准和档案基本情况统计，经过清点，准确掌握了全部馆藏档案的数量及基本情况，并对清点过程中查出的历史遗留问题进行 了处理，对存在的问题找出原因及纠正的办法，六是主抓了对已到期财会档案销毁的准备工作，成立了财会档案鉴定、销毁工作领导小组，各校区已做好销毁清册，时机成熟即开展销毁工作。七是成功组织了北区档案的搬迁工作，亲自参与档案的打包和上架，以及后期档案整理工作的组织领导。八是带着为使兼职档案员队伍的组成更加合理和毕业生照片归档以及各单位对档案工作的意见和建议等问题，亲自下到学院进行调研，共走访了 20多个学院。收到良好效果。
4、把服务作为档案工作永恒的主题
一是抓服务态度和服务质量。始终把“服务学生、服务学者、服务学院”的理念放在第一位，端正服务态度，改进工作作风，提高工作效率，进一步增强服务意识。拓宽服务功能，由滞后服务向超前服务，由单一服务向多元化服务转变。开展调档预约服务，查档电话服务，信函服务、微笑服务，首问负责制等多种服务形式。管理科、利用科的同志每年接待查、借、阅、认证、毕业证、学位证、成绩单翻译人员万余人次，无论多忙多累，都能做到既按章办事，又热情、周到服务。围绕学校中心工作，及时、准确地提供各类档案材料，发挥档案在学校各项工作中“无可替代的作用”，二是实现了成绩单、三联单、考研题等利用率较高的档案的微机检索，现代化的检索手段提高了档案馆的影响力，既方便了利用者又减轻了同志们的劳动强度。给档案工作带来了新 的活力。
5、深入开发档案信息资源
主要做了以下几项工作：一是经过编研科与相关人员的共同努力，在校庆十周年时，完成了合校十周年网上图片展，本人参与审核及协调工作，此图片展挂到学校主页上，利用档案图片来展示我校合校十年来的丰硕成果，对宣传档案工作起到了重要作用。二是编研科以档案资料为基础，撰写了聚焦新吉大《走过十年》-----XX大学合校十年“治校方略”档案解读，本人担任主要审核工作。三是坚持业务学习制度，参与制定规划，安排学习内容，采取内部讲座与外部请进来相结合的学习方式，并把学习心得挂在档案馆主页上，供大家学习、借鉴，努力提高全体档案工作人员的业务素质，两年来的坚持收效显著。四是加强人物档案收集的力度，五是参与了校史馆前期档案材料的甄选工作。
6、加快档案数字化的步伐
加快档案信息资源数据库建设，一是对各类档案进行数字化处理，截止到目前为止，已数字化档案案卷目录167158卷，文件目录832399条，合计档案信息999557条。二是全文数据库建设。上传图片243600张。三是对数据库的核查与补录工作，补录案卷目录15025卷。录入校区档案案卷目录36847卷。合计51872卷。四是按照档案馆信息公开制度核查了公开信息和内部信息，核查信息100874条，五是完 成了开通档案信息网上查询功能的准备工作，即对档案信息在线搜索档案表做了重新排序，制订了《档案信息系统用户档案表权限设定原则》，设定档案信息查询途径，对系统内目录密级进行有针对性的限定等，现已开通档案信息网上查询功能。这是我馆向数字化档案馆迈出坚实的一步，实现了零的突破。同时与编研科、综合科一起做好上网安全、网页建设与管理工作，不断丰富网页内容。利用网页宣传档案工作，发挥档案馆网页的作用。
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