在办公室系统工作会议上的意见讲话(2)

      三、全面加强能力建设，努力开创办公室系统工作的新局面
      下一步的办公室工作，要立足参与政务、处理事务、搞好服务三个基本职能的要求，全面提高办公室工作能力。
      （一）提高管理事务的业务能力
      与其他业务部门比较，办公室工作的特点比较突出：一是体现整体工作的计划性与日常工作的多变性上。在办公室的实际工作中，很多时候是计划不如变化快，这就要求办公室在工作计划安排上必须高度灵活才能适应实际工作变化的需要。二是体现在工作职责的定性化与日常工作安排的随机化上。办公室是公司的综合管理部门，既有固定的工作职责，又要管理企业中一些临时性的、突发性的事务，大家刚才在发言中也谈到了，企业中一些没有人管理的事务，很多时候都要由办公室来实施，办公室在企业里充当着“不管部”的角色，对人员的素质和技能要求比较高；三是体现自身工作的主动性与服务工作被动性之间的矛盾性上。办公室是服务部门，工作要讲主动性，但是在发挥主动性的同时，还要注意处理服务对象的被动问题，要主动克服困难，满足服务对象的需要，否则容易出现费力不讨好的结果。所以，从这个角度上讲，办公室业务对工作人员的工作作风和工作态度的要求是很高的。
      办公室工作的这些主要特点，决定了办公室工作必须要高度重视业务能力建设。对办公室业务能力建设的重点，我主要想强调一个程序化和制度化的问题。办公室的日常性、事务性工作，不仅多，而且比较杂，提高办公室工作效率的一个基本途径就是规范工作办理的程序和制度。一方面要坚决按照程序办事，该是那一级领导负责，那一级管理的事要严格划分职责，实施分级负责，对口管理。如果不是特别急迫或者是有特殊意义的事，不宜越级汇报和越权办理，不要把本单位大大小小的事情都推向主要领导，影响他们对企业经营等主要工作的思索和研究，这就是办公室服务领导的一个主要内容。我们要配合领导提高工作效率。另一方面，办公室工作要注重走制度化的道路，要善于在工作中总结经验，摸索规律，对于一些在工作中比较成熟的做法，应该考虑通过制度的形式，把它固定下来。走制度化道路，不但能够减少在工作办理中的随意性，增强业务办理的正确率。而且，有制度作为准绳，可以避免在工作中的一些人为的内耗环节，提高工作效率。
      （二）提高参与政务的参谋能力
      提高参谋能力要着力提高大局意识、团结意识、服务意识、责任意识、效率效益意识和创新意识。
      在思想认识上要牢固树立大局意识，办公室主任在某种意义上代表着公司的党政一把手，必须要有全局意识、大局意识和把握全局的能力。办公室是企业的综合协调部门，对维护企业团结、维护企业班子成员之间的团结负有重大责任，可以这么说，办公室在企业中发挥着润滑剂的作用。所以，办公室不仅内部自身要加强团结，而且要积极维护好企业的团结。办公室的服务职能，全面体现在对内、对外、对上、对下各个方面，必须要进一步强化服务意识。再一个是责任意识，我们要把自己的本职工作做好，把我们自己的一亩三分地种好，把我们自己该做的工作做好。在当前的工作中，有一种不好的现象，有些同志在工作中遇上问题和困难时，缺乏责任意识，不经过思考，把困难和问题直接推向领导，这就是一种不负责任的表现。我们还要强化效率和效益意识，我们是企业，我们的办公室是企业的办公室，企业的中心任务是实现价值的最大化，很多事情办与不办，要以成本和效益为标准，办公室主任在很多时候是代表公司党政一把手在思考问题，要有效率和效益意识。还有一个创新问题，现在我们各个口都在强调创新，在创一流同业对标工作中，都在努力树立标杆。办公室系统的同志们，要通过学习，探索办公室工作一些新的管理模式和管理方法，争取做创新办公室管理的标杆。

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