行政公文处理中常见的格式问题分析

行政公文处理中常见的格式问题分析

《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面：

1.公文格式组成部分中常见的问题

1.1眉首部分

1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于国务院发文机关标识字号，应予以纠正。

1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[2002]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。

1.1.3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。

1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。

1.2主体部分

1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。

1.2.2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。

1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。

1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月一日”。

1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。

1.2.6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。

1.3.版记部分

1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象，《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“（）”括起。

1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

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