信息系统项目管理中沟通管理的有效实施(2)

　　2.3项目收尾阶段

　　项目进入收尾阶段就表明项目即将成功完成，主要的工作内容由项目设计、验收以及合同收尾等。项目经理需要在这一阶段加强与投资人的沟通，确保投资人可以理解并接受信息系统项目。具体而言，项目收尾阶段沟通管理的有效措施如下：

　　首先，明确信息系统项目的建设阶段，主要是指项目经理需要明确项目是否真正建设到收尾阶段，还是因为进度要求被迫进入到收尾阶段，是否存在没有完成的工作。因此，项目经理需要进行项目的验收分析报告，对项目的验收工作进行分析，提前制定应对措施，避免项目验收过程中出现事故。

　　然后，加强内外部的沟通。内部沟通是指项目经理和项目建设人员的沟通，了解项目建设的进度及质量，总结项目建设经验，为以后的信息系统项目建设积累经验；外部沟通是指项目经理、建设人员与客户之间的沟通，确保客户的所有需求都被充分满足，实现项目的成功验收，并为客户提供后续的项目维护服务。

　　3信息系统项目管理中沟通管理的应用实例

　　上文中介绍了信息系统项目中沟通管理的有效措施，本节主要通过具体的应用实例，分析沟通管理的应用。该信息系统项目是某外资企业的采购系统升级项目，原本使用的采购系统是将LINUX命令界面作为核心，这种系统已经不能满足大数据时代企业对于采购系统的需求。因此，该外资企业决定开展采购系统升级工程项目，由于外资企业属于跨国企业，项目开展的过程中工作人员存在一定的文化差异以及沟通障碍，所以沟通管理在该项目中显得尤为重要。

　　3.1项目规划阶段

　　在项目规划阶段，外资企业的管理者将集团公司的IT经理任命为项目经理，将分公司的IT经理任命为项目团队的成员，共同进行项目的建设。项目团队对采购系统项目进行需求及流程的深入分析之后，明确项目的目标及主要内容，对项目的干系人进行了分析与识别。主要的干系人如下：项目投资人（集团分公司的CEO）、项目经理（集团IT经理）、系统咨询提供商（德勤咨询公司）、用户代表（采购经理）、项目团队成员（中国分公司的IT成员、采购部门、设计部门及项目部门等）、重要影响者为各部门的经理、利益相关者为其他职能部门的经理（包括人事部门、行政部门、法务部门等）。

　　该外资企业的采购系统升级项目是由集团发起，但是具体的费用是中国分公司根据本公司的使用比例支付相应的费用，项目合同也是分公司分别签署的。因此，该项目的实际投资人可以看做是分公司的CEO，而该项目的难点就在于需要取得所有分公司CEO的满意，所以在沟通管理方面的要求较高。在这种项目背景下，项目团队经过项目启动会议的商讨之后，决定得到集团公司副总裁级别的管理人员认可之后，再分别交由分公司CEO处确认，避免项目内容受到分公司CEO的质疑。

　　在进行规划沟通之前，项目团队对分公司的管理人员进行了深入调研，分别采用交互式沟通以及推拉式沟通方式与不同分公司的CEO及部门经理进行沟通，深入了解其对于采购系统的需求，有针对性地进行采购系统的升级[4]。

　　3.2项目实施阶段

　　在项目规划阶段，明确了项目干系人之后，项目经理根据干系人的重要性，制定了相应的沟通计划，计划中主要涉及到沟通的对象、报告的类型及方式、报告的发布频率等内容。其中，报告的类型主要有三类，分别是项目计划、项目进度概要以及项目状态报告。具体的沟通计划如下：

　　沟通对象为项目投资人及项目核心团队时，项目经理每周通过会议的方式向其汇报项目计划，每两周通过电子邮件的方式向其汇报项目状态报告；沟通对象为项目审查小组时，项目经理每周通过会议（包括口头介绍与PPT演示）向其汇报项目进度概要，每两周通过电子邮件的方式向其汇报项目状态报告；沟通对象为集团公司团队时，项目经理每两周通过电子邮件的方式向其汇报项目状态报告，每季度通过口头介绍与PPT演示的方式向其汇报项目进度概要；沟通对象为公司管理层时，项目经理每周通过电子邮件的方式向其汇报项目状态报告，并根据管理层的实际需求，频繁地向其汇报项目进度概要；沟通对象为公司项目经理时，项目经理及项目核心团队需要每月通过口头汇报的方式向其汇报项目进度概要；沟通对象为项目小组的成员时，项目经理需要每月通过会议的方式与其沟通项目的实际建设状况。

　　通过上述完善的沟通计划，使得外资企业采购系统升级项目完全按照既定的进度施工，最终提前三天完工。而且在沟通的过程中，企业的管理层对项目团队的工作持有满意及肯定态度。

　　3.3项目收尾阶段

　　在本文分析的项目收尾阶段，信息系统升级完成之后，企业的IT部门仍旧和客户保持良好的交流沟通，告知用户系统使用的注意事项及常见问题。如果用户在使用系统过程中遇到问题，可以直接与售后部门联系，从而明确问题的解决方法，为系统用户提供优质的服务。与此同时，该信息系统项目的项目经理与财务部门和法务部门之间有良好的沟通关系，深入了解这两个部门的规章制度，并在和咨询企业沟通的过程中，要求他们为财务部门和法务部门提供中英文双语对照的合同文本，为财务部门及法务部门的工作提供便利。因此，在良好的沟通管理下，该信息系统项目工作顺利验收完成，并且该外资企业决定将文档管理系统的升级项目交由该企业完成[5]。

　　4结束语

　　综上所述，项目管理中的沟通管理与项目的质量、成本及进度息息相关，需要受到项目经理的重视。通过本文的分析可知，信息系统项目管理中的沟通管理涉及到较多的干系人，项目经理需要明确干系人的需求，加强项目团队的内部沟通及外部沟通，从整体上提升项目实施的质量，确保项目能够满足项目投资者及用户的需求，促进企业的信息化发展。希望本文的分析可以为相关研究提供参考。

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